Pieniądze EFS dla administracji publicznej

	Czytelnia DOOR Poland - www.door.com.pl	Drukuj

Pieniądze EFS dla administracji publicznej
Jak przygotować zwycięski projekt?
Magdalena Neska, dyrektor Działu Projektów UE w DOOR Poland SA

Przed administracją publiczną w Polsce otwiera się szansa na intensywny rozwój poprzez podnoszenie kwalifikacji pracowników. Projekty realizowane w tej dziedzinie do końca 2015 roku mogą uzyskać dofinansowanie z EFS. Warunek: złożenie umiejętnie opracowanego wniosku.

W ramach nowego okresu programowania 2007-2013 w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki można aplikować o środki zarówno dla pracowników przedsiębiorstw, jak i dla pracowników administracji publicznej. Dla administracji publicznej został dedykowany Priorytet V "Dobre rządzenie".

Większość działań ma zostać wdrożona przez projekty systemowe. Oznacza to, że projekty mogą być realizowane przez beneficjentów imiennie wskazanych w Programie Operacyjnym.

Projekty konkursowe można realizować np. w Poddziałaniu 5.2.1 "Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej". Jego celem jest poprawianie jakości i dostępności usług poprzez optymalizację wykorzystania zasobów ludzkich oraz wzrost efektywności obsługi klienta. Projektodawcą mogą tu być niemal wszystkie podmioty - zarówno instytucje szkoleniowe, jak i urzędy samorządowe.

Własny projekt
Przygotowania do napisania projektu należy rozpocząć od gruntownego przestudiowania dokumentacji konkursowej. Opisy priorytetów powiedzą projektodawcy:

czy cele które stawia przed sobą wpisują się w którekolwiek z działań,
w którym działaniu może występować, jako projektodawca i odbiorca pomocy, a w którym tylko jako odbiorca.

Kolejny krok, po odszukaniu właściwego działania, to decyzja, czy przygotowywać wniosek samodzielnie, czy skorzystać ze wsparcia wyspecjalizowanej firmy. Trzeba zdać sobie sprawę, że opracowania wniosku oraz projektu szkolenia współfinansowanego przez Europejski Fundusz Społeczny wymaga sporo czasu oraz szczególnych kwalifikacji. Znacznie łatwiej jest uporać się z tym wyzwaniem zespołowi, który ma już za sobą przynajmniej jeden projekt tego typu, nawet jeśli zrealizował go ze wsparciem firmy szkoleniowo-doradczej.

Na początek badanie
Zwycięskie projekty to takie, które odpowiadają na autentyczne potrzeby beneficjenta oraz wspierają jego misję i wizję rozwoju. Dlatego tak ważny jest gruntowne zbadanie potrzeb organizacji oraz jej pracowników. Dzięki takiej analizie możliwe jest rzetelne określenie grup docelowych projektu oraz uzasadnienie jego realizacji. Analizie potrzeb służy wiele różnych narzędzi. Najpopularniejsze to:

okresowa ocena pracownicza, opisy stanowisk,
wywiady z kierownikami poszczególnych sekcji, departamentów,
badanie kwestionariuszowe w oparciu o profile kompetencyjne.

Wyniki badania posłużą do sporządzenia planu rozwoju organizacji, zdefiniowania oczekiwanych rezultatów szkoleń oraz określenia wskaźników pomiaru ich efektywności. Jeśli organizacja nie posiada wyspecjalizowanych narzędzi, pomocą służą wyspecjalizowane firmy szkoleniowo-doradcze: zidentyfikują luki kompetencyjne, wskażą kierunki rozwoju i zaplanują działania szkoleniowe odpowiednie dla osiągnięcia wyznaczonego celu.

Do celu
Wniosek powinien określać cel główny oraz cele szczegółowe projektu. Wszystkie one powinny być realistyczne, mierzalne i umiejscowione w czasie. Zgodnie z "Podręcznikiem przygotowania wniosku o dofinansowanie" cele powinny być odpowiedzią na problemy organizacji, przekładać się bezpośrednio na zaplanowane działania, a te z kolei na oczekiwane rezultaty. Każdy cel powinien być skwantyfikowany przy pomocy odpowiednich wskaźników, dla których należy określić wartość bazową (przed realizacją projektu) i wartość docelową (po zakończeniu projektu) oraz podać źródło danych do wyliczeń. Formułując cel należy zbadać, czy jest on zgodny z koncepcją S.M.A.R.T. - S (szczegółowość), M (mierzalność), A (akceptowalność), R (realność osiągnięcia), T (określenie w czasie).

Dobrze sformułowany cel, wskaże rezultaty jakie powinien osiągnąć projekt. Najefektywniejszą metodą określenia rezultatów jest ich podział na twarde i miękkie. Twarde, czyli łatwo policzalne, wskazujące konkretne produkty projektu. Miękkie - dotyczące postaw, umiejętności i innych cech, które są możliwe do zweryfikowania jedynie w drodze badań lub obserwacji. Określając rezultaty musimy wybrać wskaźniki produktu i rezultatu, które pozwolą mierzyć postępy projektu. Metodologię monitorowania postępów i pomiaru rezultatów należy koniecznie opisać we wniosku o dofinansowanie. Podlega ona ocenie na równi z mierzalnością i realnością osiągnięcia rezultatów.

Krok po kroku
Skoro cele są już znane, pora zaplanować działania niezbędne dla ich osiągnięcia. Znajdą się wśród nich oczywiście działania szkoleniowe i doradcze, ale nie tylko. Niezbędne jest również zarządzanie projektem, promocja, rekrutacja, ewaluacja i inne działania bez których projekt nie może się powieść. Opisując działania w projekcie należy pamiętać o wskazaniu wartości dodanej projektu, czyli tego wszystkiego, co będzie możliwe dzięki otrzymaniu dofinansowania, a co bez niego nie zostałoby wykonane wcale, lub wykonane w mniejszym stopniu.

Budżet
Zaplanowane działania muszą mieć swoje odzwierciedlenie zarówno w opisie projektu, jak i w jego budżecie i harmonogramie. Przed rozpoczęciem pracy nad budżetem warto zapoznać się z katalogiem wydatków kwalifikowanych. Nie wszystkie koszty z pozoru konieczne do realizacji projektu, mogą zostać ujęte w budżecie. Planując wydatki musimy opierać się na cenach rynkowych, dlatego warto najpierw zorientować się co i w jakich cenach mają do zaoferowania podwykonawcy. Przygotowanie dobrego budżetu to swego rodzaju wyzwanie: przeszacowany budżet nie przejdzie pomyślnie oceny wniosku, zaniżony spowoduje, że kwota przyznana z EFS będzie niewystarczająca. W czasie realizacji projektu nie ma możliwości zwiększenia kwoty dofinansowania.

Na potrzeby projektu szkoleniowego sporządza się budżet zadaniowy. Konstrukcja ta pozwala na precyzyjne oszacowanie kosztów poszczególnych działań i uzyskanie wysokiej efektywności. W budżecie projektu można ująć wyłącznie pozycje niezbędne do realizacji celów projektu, które są zgodne z katalogiem wydatków kwalifikowanych. Konstruując budżet należy pamiętać, że jego łączna, nominalna wartość nie będzie mogła zostać zwiększona. Budżet zadaniowy, pozwala na wprowadzanie nawet takich wydatków, które nie są zaplanowane, ale są niezbędne dla realizacji zaplanowanych działań. Dopuszczalne są również 10 procentowe przesunięcia między zadaniami. Niezwykle istotne jest zatem ujęcie wszystkich niezbędnych pozycji i uwzględnienie stosownych rezerw finansowych. Konsekwencją pominięcia w budżecie kosztu, który trzeba ponieść jest sfinansowanie go z własnych środków organizacji lub w ramach istniejącego budżetu, kosztem innych wydatków.

Niezwykle ważne jest odpowiednie zaprezentowanie potencjału projektodawcy. Jeśli organizacja nie posiada doświadczenia w realizacji projektów szkoleniowych, w tym projektów dofinansowanych, warto zaplanować, że - w ramach zarządzania projektem - skorzysta z porad doświadczonej firmy doradczej, która realizowała już projekty współfinansowane z EFS. Koszt podwykonawstwa jest kosztem kwalifikowanym, a więc również dofinansowanym.

Okazje i pułapki
Wniosek może otrzymać dodatkowe punkty przy ocenie, jeśli projekt jest adresowany do szczególnej grupy odbiorców. W większości dokumentacji konkursowej wskazywane są kryteria strategiczne, które są dodatkowo punktowane. Należy do nich np. specjalnie wybrana grupa docelowa:

projekty, w których odbiorcami wsparcia będą w co najmniej w 80% pracownicy urzędów gmin wiejskich i miejsko-wiejskich,
projekty realizowane w partnerstwie, w których liderem lub partnerem jest jednostka samorządu terytorialnego.

Od 1 kwietnia 2009 projektodawców obowiązują zasady równości szans kobiet i mężczyzn. Zgodnie z Rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006 stosowanie zasady równości szans kobiet i mężczyzn stanowi obowiązek prawny wszystkich instytucji zaangażowanych w realizację Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. W związku z powyższym każdy Wnioskodawca jest zobowiązany do uwzględnienia perspektywy równości płci w treści wniosku o dofinansowanie. W celu wykazania zgodności projektu z polityką równych szans Wnioskodawca powinien przedstawić:

diagnozę uwzględniającą sytuację kobiet i mężczyzn na danym obszarze,
ocenę wpływu projektu na sytuację płci, której wyniki powinny stanowić podstawę do organizacji projektu w zakresie doboru działań i instrumentów wspierających i umożliwiających grupom dyskryminowanym uczestnictwo w projekcie,
opis procesu rekrutacji uwzględniającego zasadę równych szans, w tym równości płci.

Środki do wykorzystania
Właściwy moment, by ubiegać się o środki w ramach okresu projektowania 2007-2013 POKL jest już teraz. Projekty, które uzyskają dofinansowanie będzie można realizować do końca 2015 roku. Warto spożytkować ten okres na doskonalenie organizacji. Proces formułowania wniosku stanowi oczywiście pewne wyzwanie - wymaga pracy i umiejętności. Można mu jednak stawić czoła - jeśli nie samodzielnie to z pomocą wykwalifikowanych konsultantów. Warto skorzystać z tej okazji.

Magdalena Neska - dyrektor Działu Projektów UE w DOOR Poland SA