Rozwój kompetencji - projekty EFS

	Czytelnia DOOR Poland - www.door.com.pl	Drukuj

Rozwój kompetencji i umiejętności pracowników i menedżerów firm
Realizacja projektu w LUX-MED i Oriflame

DOOR Poland Sp. z o.o. jest absolutnym liderem na rynku usług szkoleniowych, który dla swoich klientów uzyskał dofinansowanie z Europejskiego Funduszu Społecznego. Oferowanie szkoleń najwyższej jakości jest zawsze dla nas celem nadrzędnym, a możliwość uzyskania wsparcia finansowego dla naszych klientów i budowania szerszej, długofalowej współpracy wspaniałym uzupełnieniem naszej postawy wobec klientów.

Obecnie realizujemy z sukcesem 16 projektów w ramach działania 2.3.a SPORZL. Każdy realizowany w ramach EFS projekt polega na takim zastosowaniu indywidualnego planu rozwoju pracownika, aby maksymalnie zwiększyć potencjał kadr danego przedsiębiorstwa. Zawsze adekwatne do rozpoznanych potrzeb programy szkoleń przygotowane są w taki sposób, by poprzez wzmocnienie umiejętności biznesowych pracowników, efektywnie wspierać system zmian, wzmacniać współpracę zespołów oraz współdziałać przy rozwijaniu kompetencji.

Poniżej prezentujemy opisy realizowanych przez DOOR Poland dla firm LUX-MED i Oriflame Poland projektów współfinansowanych z funduszy unijnych. Oba projekty łączy osoba Agnieszki Biegańskiej -project managera, konsultanta i trenera DOOR, która z sukcesem koordynowała je i współtworzyła merytorycznie.

Dziękujemy Zarządom obu Firm za wyrażenie zgody na przedstawienie w kompendium realizowanych wspólnie projektów.

Lux-Med

Strategia firmy LUX-MED w czasie nawiązywania współpracy z DOOR Poland zakładała rozwój sieci placówek medycznych w największych miastach Polski oraz rozbudowę placówek istniejących, a także zapewnienie wysokiej jakości świadczonych usług oraz efektywności działania.

Zasadnicze znaczenie dla realizacji przyjętej strategii miały kompetencje związane z zarządzaniem ludźmi. W tworzonych i rozwijanych placówkach medycznych pracują zespoły, które odpowiednio kierowane, zapewniają prawidłową obsługę pacjentów i pozyskanie nowych.

Drugi obszar, niezbędny dla zapewnienia sprawnej opieki nad klientami to umiejętności zespołu pracowników, którzy dysponując wysokiej klasy sprzętem potrafią zapewnić najwyższą jakość obsługi w kontaktach z pacjentami.

W celu zapewnienia stałego wzrostu poziomu umiejętności pracowników w obszarach strategicznych dla firmy podjęto decyzję o przygotowaniu programu rozwoju kompetencji pracowników. W 2005 roku przedstawiciele DOOR Poland zostali zaproszeni do współpracy przy zaplanowanym na 10 miesięcy projekcie stworzenia i wdrożenia systemu ocen pracowniczych.

Realizację projektu podzielono na etapy.

W pierwszym, obejmującym analizę i doskonalenie systemu oceny pracownika, zdiagnozowano luki kompetencyjne i określono potrzeby szkoleniowe. Zastosowane w ramach wsparcia przez DOOR Poland metody badawcze pozwoliły zdefiniować kluczowe dla realizacji celów strategicznych firmy kompetencje menedżerskie w takich obszarach, jak: przywództwo i inicjatywa, otwartość na zmiany, planowanie i organizacja spotkań, zarządzanie zespołem, analiza i rozwiązywanie problemów oraz współpraca pomiędzy zespołami, diagnozowanie i rozwój kompetencji pracowników,skuteczne prezentowanie.

W drugim etapie wprowadzono, we współpracy z pracownikami HR i menedżerami, zmiany do systemu oceny. Na podstawie analizy funkcjonujących dokumentów, rozmów z pracownikami i menedżerami oraz oczekiwań kadry zarządzającej zaproponowano wsparcie we wdrożeniu nowych rozwiązań. Zmiany te miały ułatwić przeprowadzanie oceny kluczowych kompetencji w firmie i stanowić podstawę do promowania pożądanych postaw wśród pracowników - a jednocześnie dać wytyczne do przygotowania programu rozwoju pracowników.

Wdrożenie zmian przeprowadzono w formie warsztatów, podczas których modyfikowano lub wypracowano nowe opisy kompetencji. Wprowadzane zmiany były dyskutowane z kadrą menedżerską, aby uzyskać jej akceptację dla nowych rozwiązań i przygotować do dokonania oceny kompetencji i przeprowadzenia rozmowy o kompetencjach z pracownikami.

Po zakończeniu przygotowania rozpoczął się etap trzeci - wdrożenie - podczas którego pracownicy zostali poinformowani o nowym systemie, jego celach i realizacji. W tym czasie została przeprowadzona ocena pracowników.

W kolejnym etapie, na podstawie uzyskanych wyników, DOOR Poland dokonał podsumowania w poszczególnych grupach pracowników, w opisanych obszarach funkcyjnych firmy i wskazał mocne strony firmy w obszarze kompetencji oraz obszary do rozwoju. Szczególną uwagę zwracano na te zachowania, które wspierały realizację strategii firmy.

W wyniku analizy luk kompetencyjnych DOOR Poland zaproponował program szkoleniowy dla poszczególnych grup pracowników. Dla zrealizowania celów strategicznych firmy przygotowano dla grupy menedżerskiej program cyklu szkoleniowego Akademia Rozwoju Kompetencji Pracowników.

Cele strategiczne firmy zakładały również stały rozwój kompetencji w zakresie podnoszenia standardów obsługi klienta. Dlatego ważnym obszarem było poprawienie obsługi komunikaty były czytelne, sprawnie przekazywane a czas rozmowy lepiej wykorzystany.

Dużą wagę przyłożono także do sposobu obsługi pacjenta w gabinecie lekarskim i zabiegowym. Klienci klinik to często osoby z dolegliwościami, potrzebujące szczególnej troski i zainteresowania. Umiejętność właściwej komunikacji z pacjentami jest jedną z priorytetowych kompetencji pracowniczych.

U pracowników działu sprzedaży zdecydowano wzmocnić kompetencje związane z umiejętnościami prezentacji proponowanych rozwiązań oraz negocjacji.

DOOR Poland przygotował również wniosek o przyznanie dotacji ze środków UE na wsparcie realizacji projektu rozwoju pracowników. Wniosek uzyskał akceptację PARP i LUX-MED, jako pierwsza firma medyczna, otrzymał dofinansowanie ze środków UE.

Realizacja projektu rozwoju kompetencji rozpoczęła się w styczniu 2007.

Opinia
Dorota Sawicz - dyrektor personalny LUX-MED SA

Pani Agnieszka Biegańska (Project Manager z firmy DOOR Poland) współpracowała z naszą firmą przy projekcie stworzenia i wdrożenia systemu ocen pracowniczych oraz przeszkolenia wszystkich menedżerów prowadzących oceny, wykazując się ogromnym profesjonalizmem i wiedzą w dziedzinie zarządzania zasobami ludzkimi. Dzięki temu faza planowania i tworzenia narzędzi przebiegła sprawnie i szybko, a zaplanowane narzędzia oceny sprawdziły się. Z dużym entuzjazmem i zaangażowaniem prowadziła cały projekt. Jego realizacja przebiegała zgodnie z przyjętym harmonogramem.

Pani Agnieszka Biegańska przeprowadziła też cykl szkoleń dla kadry zarządzającej oraz kierowniczej na temat ocen pracowniczych. Szkolenia cieszyły się bardzo dużym zainteresowaniem wśród uczestników, a jej umiejętności szkoleniowe zostały bardzo wysoko ocenione przez kierowników średniego szczebla, dyrektorów oraz Zarząd.

Wdrożenie systemu ocen pracowniczych oraz ocena roczna pracowników zakończyły się dużym sukcesem. Uzyskane informacje pozwoliły na opracowanie planu szkoleń dla całej spółki. Pani Biegańska koordynowała przygotowanie projektu szkoleniowego przez firmę DOOR Poland w ramach EFS, co doprowadziło do uzyskania dotacji unijnej.

Oriflame

Strategia firmy Oriflame Poland - jednej z wiodących firm kosmetycznych na polskim rynku - zakłada rozbudowanie sieci dystrybucji i podniesienie skuteczności jej działania. Zasadnicze znaczenie w realizacji tego celu mają kompetencje związane z zarządzaniem klientami, pozyskiwanie nowych konsultantów (firma działa wedle zasad sprzedaży bezpośredniej) oraz utrzymanie i rozwój dotychczasowych odbiorców produktów Oriflame.

W połowie 2004 roku w Oriflame podjęto decyzję o wdrożeniu projektu szkoleniowego we współpracy z DOOR Poland. O wyborze naszej firmy zdecydowało m.in. przygotowanie merytoryczne do realizacji projektów wspieranych finansowo przez Europejski Fundusz Społeczny.

Definiując cele projektu, wzięto pod uwagę strategię firmy, cele biznesowe oraz oczekiwany poziom kompetencji pracowników. W tym celu dokonano analizy opisów stanowisk pracy w obszarach funkcyjnych, które są kluczowe dla realizacji strategii oraz zapoznano się z ich rolą w organizacji. Dodatkowym źródłem informacji na temat potrzeb szkoleniowych były wyniki ankiet przeprowadzonych wśród grupy pracowników, wskazujące obszary umiejętności niezbędne - ich zdaniem - do rozwoju. Kolejne informacje zostały zebrane przez konsultantów DOOR podczas 15 indywidualnych wywiadów przeprowadzonych z kadrą kierowniczą i zarządem oraz warsztatu z zarządem firmy. Spotkania pozwoliły powiązać kompetencje z konkretnymi zachowaniami menedżerów, co umożliwiło określenie pożądanych zachowań rozwijanych podczas warsztatów.

Wyniki przeprowadzonych przez DOOR Poland działań diagnostycznych zostały przeanalizowane wraz z przedstawicielami zarządu. Zebrane informacje pozwoliły określić konieczne do rozwoju obszary i opracować odpowiednie rozwiązania dla zdefiniowanych, kluczowych dla realizacji strategii, grupy pracowników.

Za grupę docelową działań szkoleniowych uznano menedżerów średniego szczebla odpowiedzialnych za procesy operacyjne (m.in. kierownicy regionalni, kierownicy placówek, kierownicy zespołów obsługi) oraz pracowników utrzymujących bezpośredni kontakt z klientem (działy obsługi klienta, obszary wsparcia).

Wykorzystane metody badawcze pozwoliły zdefiniować pożądane obszary doskonalenia, takie jak: świadomość roli menedżera, stawianie wyzwań i wyznaczanie celów, angażowanie pracowników do realizacji zadań, budowanie zaufania i lojalności w zespole, planowanie i organizacja pracy, ocena oraz rozwój wiedzy i umiejętności pracowników, sprawny przepływ informacji oraz wyznaczanie priorytetów.

Pozyskiwanie nowych klientów (konsultantów), budowanie lojalności i rozwój obecnych odbiorców usług jest kluczowym warunkiem dla przetrwania firmy na rynku. Konkurencja w branży zmusza firmy do koncentrowania swoich wysiłków w obszarze sprzedaży i obsługi klienta, a także stałej poprawy jakości. Dlatego projekt objął również pracowników obsługi bezpośredniej oraz telefonicznej i uwzględniał wzmacnianie pożądanych zachowań- zwłaszcza w trudnych sytuacjach, których zakończenie ma decydujący wpływ na dalszą współpracę z klientem.

W trakcie badań potrzeb rozwojowych ujawniła się również konieczność wzmocnienia wiedzy finansowej oraz kompetencji komunikacyjnych i współpracy wśród pracowników wsparcia (utrzymujących kontakty zarówno z klientami zewnętrznymi, jak i wewnętrznymi). Ta grupa także została uwzględniona w szkoleniach, które zawierają w programie elementy wiedzy potrzebnej do skutecznego komunikowania się, reakcji w trudnych sytuacjach i współpracy w zespole oraz całej organizacji.

Zaplanowany na dwa lata projekt obejmuje ponad 200 pracowników. Na rok 2006 i 2007 zaplanowano zajęcia dla 33 grup w każdym roku.

Na bieżąco prowadzone są badania oceny szkolenia oraz zmiany zachowań u pracowników - zgodnie z wymogami projektów współfinansowanych przez UE.

Opinia
Dorota Steciuk-Godzieba - dyrektor finansowy Oriflame Poland Sp. z o.o.

DOOR Poland został naszym partnerem w realizacji 2-letniego programu szkoleniowego finansowanego ze środków EFS. O wyborze tej firmy zadecydowało przygotowanie merytoryczne do realizacji projektów EFS, jakość obsługi klienta, a także pozytywne opinie osób uczestniczących wcześniej w szkoleniach prowadzonych przez trenerów DOOR.

Pierwsza faza projektu to przede wszystkim współpraca z zespołem odpowiadającym za przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektu ze środków unijnych oraz p. Agnieszką Biegańską, która wspierała nas w procesie analizy potrzeb, określenia obszarów szkoleniowych, przygotowania szczegółowych programów i harmonogramu projektu. Efektem tych prac był wniosek, który zyskał akceptację PARP.

Uzyskanie dofinansowania na szkolenia było tylko pierwszym krokiem. Później rozpoczęła się realizacja, przy której niezbędna jest ścisła współpraca trenerów i osób koordynujących program. Tu należy jeszcze raz wymienić Agnieszkę Biegańską, która koordynuje całość projektu, oraz trenerów. Są to osoby o wysokich kwalifikacjach, bardzo dobrze przygotowane do wykonywania swojego zawodu - potrafią wczuć się w specyfikę firmy i nawiązać dobry kontakt z grupą. Efektem są wysokie oceny szkoleń, a także bardzo pozytywne komentarze.

Bardzo istotnym elementem projektu jest współpraca z DOOR przy logistycznej organizacji kolejnych szkoleń, a następnie ich rozliczaniu. Projekty EFS wymagają przygotowania bardzo dużej ilości dokumentów. Bez ścisłej współpracy i dobrego, wzajemnego zrozumienia sprawne rozliczenie projektu nie byłoby możliwe.

Po ponad dwóch latach współpracy z całą pewnością mogę powiedzieć, że decydując się na firmę DOOR Poland, dokonaliśmy bardzo dobrego wyboru. Jestem przekonana, że na koniec przyszłego roku będę mogła stwierdzić to ponownie.

Działający od 1992 roku DOOR Poland jest jedną z najlepiej ocenianych firm szkoleniowych w Polsce. Prawie siedemdziesięcioosobowy zespół jest w stanie podjąć się realizacji najbardziej złożonych projektów szkoleniowych. DOOR Poland wykazał swoją skuteczność uzyskując aprobatę PARP dla 16 projektów dofinansowywanych w ramach EFS - stając się tym samym niekwestionowanym liderem w tym obszarze.

Agnieszka Biegańska
Project Manager, trener i konsultant w firmie DOOR Poland

Absolwentka Wydziału Prawa i Menedżerskich Studiów Podyplomowych na Uniwersytecie Warszawskim. Dziesięcioletnie doświadczenie zawodowe w zakresie zarządzania kadrami i organizacją w bankach międzynarodowych. W DOOR Poland specjalizuje się w prowadzeniu szkoleń menedżerskich z przywództwa i motywacji, zarządzania przez cele i oceny pracownika oraz z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi: budowa modeli kompetencyjnych, selekcja i rozmowa rekrutacyjna, efektywności procesów szkoleniowych.

Artykuł pochodzi z kompendium Kadry w Polsce 2007